Üzletmenet folytonosság

Működési kockázatok elemzése

Minden szervezetnek megvannak az erősnek tűnő gyenge pontjai. Állandónak hisszük a megszokott dolgokat: internet, számítógép, iroda, csapat stb.

Kevesen gondolnak bele, ha ezek bármelyike kiesik, megáll a rendszer, ha nincs begyakorolt vészhelyzeti forgatókönyv.

Jelen helyzetben az iroda és a csapat esett ki, és az otthoni internet és számítógép nem mindenütt biztosított. Volt erre a helyzetre terv? Mi lenne most, ha ezek a tervek meglettek volna, és elkezdenék alkalmazni? A válság valószínűleg jelentősen kevésbé éreztetné hatását.

Miként lehetett volna erre készülni?

Tömeges home office-re való felkészülés

A teendők:

• A saját eszközökkel végzett munka IT biztonsági feltételeinek megteremtése. Figyelni kell arra, hogy az otthoni hálózatok kevésbé védettek mint a céges környezet. Fel kell készülni arra, hogy sok dolgozónak kell egyszerre pl. VPN hozzáférést vagy mobil net elérést kapnia.

• Mobil eszközök: az irodai munkavégzés sok helyen még ma is asztali gépen (PC-n) folyik. Ezek nehezebben mozgathatók, ki kell alakítani annak a rendszerét, hogy ezeket miként lehet elvinni, vagy honnan lehet mobil eszközöket biztosítani, esetleg milyen feltételekkel használhatja a dolgozó a saját eszközét.

Vannak olyan munkakörök, ahol szükséges a személyes jelenlét (pl. iratkezelés). Ezeket fel kell tárni, és meg kell határozni, hogy miként lehet a biztonságos munkafeltételeket biztosítani.

Munkafolyamatok digitalizálása (pl. e-aláírás)

A normál irodai működésben kényelmes(?) a papír-pecsét-aláírás kombináció használata. Az feltételek megváltozása esetére azonban hasznosabb felkészülni e-aláírásokkal való hitelesítésre.

Ez belső folyamatok esetén lehet saját hitelesítő rendszer is, de kifelé, főleg pénzügyeket érintő kommunikációhoz minősített tanúsítványokra van szükség.

Képzés

A megszokottól eltérő helyzetre való felkészülés gyakorlást igényel. Akárcsak egy tűzriadó esetére ismerni kell mindenkinek a menekülőutakat és a teendőket, úgy a más jellegű vészhelyzetekre is fel kell készíteni a munkatársakat, és évente egyszer el kell próbálni, hogy milyen gyorsan tudnak átállni, tudják-e, hogy hol találják a szükséges információkat, eszközöket.

Kommunikáció

Ha bekövetkezik egy vis major esemény, a rend megőrzése érdekben előre definiált kommunikációs protokolloknak kell életbe lépniük:

• Az ügyfeleket és beszállítókat értesíteni kell a változásokról. Tárgyalásokat kell kezdeni az esetleges csúszásokról.

• Amennyiben a cég profilja indokolja, úgy a külső érintetteket (pl. iskola esetében a szülőket) is értesíteni kell.

• A munkatársakat segíteni kell abban, hogy a megváltozott körülményekhez alkalmazkodni tudjanak, meg tudják találni az új helyzetben szükséges eszközöket és szoftvereket.

• Az értesítési protokollnak ki kell térnie arra, hogy ki miről jogosult nyilatkozni és miről kinek kell információt adni.

Keress +36 203 215 260 vagy info@dinnyesconsulting.com-on

Forgatókönyvek készítése

Az azonosított krízishelyzetek kezelésére forgatókönyvet kell kidolgozni, ami tartalmazza az alternatív lehetőségeket kieső kritikus erőforrások pótlására.

Definiálni kell, hogy miként történjen az átállás folyamata:

• kiket kell értesíteni,

• hol találhatóak a szükséges eszközök információk

• milyen külső segítséget lehet igénybe venni

• mi a minimális erőforrásigény a működőképesség fenntartásához

Lehetséges krízisesemények azonosítása

A lehetséges krízishelyzeteket csoportmunkában brainstorming technikákkal célszerű összegyűjteni.

• Első lépésben fel kell tárni a működés szempontjából kritikus erőforrásokat, folyamatokat.

• Második lépésben meg kell vizsgálni, hogy ezek részleges vagy teljes kiesésére milyen valószínűséggel fordulhat elő.

• Harmadik lépésben elemezni kell, hogy milyen tartalék erőforrások, eljárások állhatnak rendelkezésre.

Kontroll folyamatok kiépítése

Ki kell alakítani azokat a monitoring eszközöket, amelyek segítenek abban, hogy a veszélyhelyzet előjeleit a cég vezetése időben észlelje, és meg tudja tenni az előkészületeket a BCP (üzletmenet folytonossági terv vagy forgatókönyv) életbe léptetéséhez.

A krízishelyzet bekövetkezésekor pedig olyan kontrollpontok figyelésére van szükség, amelyek jelzik, hogy a BCP végrehajtása megfelelően halad, valóban segíti a helyzet kezelését. A BCP egy terv, azaz szükség esetén el lehet/kell tőle térni.

Rendszeres felülvizsgálat és gyakorlás

Rendszeres időközönként – pl. évente – végig kell gondolni, milyen krízishelyzetek fordulhatnak elő.

Egy katasztrófahelyzet lezárulása után a tapasztalatokat értékelni kell, és be kell építeni a BCP újabb verzióiba. A normál működés mellett is fontos időközönként tesztelni, hogy a munkatársak ismerik a vészhelyzeti eljárásokat. Például egy számlázórendszer leállás esetére tudják hol vannak a számlatömbök.

Erre jó alkalmat nyújthatnak a továbbképzések, a csapatépítő és a vezetői tréningek.

Keress +36 203 215 260 vagy info@dinnyesconsulting.com-on

Ha van terv, és a kollégák is ismerik, gyorsan tudnak átállni,

A vállalatok állandó változásban vannak: változik a külső környezet, a belső működés, a technológiai lehetőségek és természetesen az emberek.

A vállalat működésének részévé kell tenni azokat a képzéséket, ahol a BCP-t megismerhetik, javaslatokat tehetnek a javítására. Be kell építeni a tűz-és munkavédelmi oktatáshoz hasonlóan a beléptetési folyamatba is.

akkor a cég működése biztosított